Daten auf  lichtempfindlichen Datenträger, sind auch bei einer optimalen Lagerung anfällig für Alterungsprozesse und Zersetzung. Entsprechende Lesegeräte sind zudem teuer und aufwändig in der Instandhaltung. Auch die korrekte Nutzung der oft in die Jahre gekommenen Gerätschaften wird nicht mehr von vielen Fachkräften beherrscht. Durch die Digitalisierung kann zeitgleich und ortsunabhängig von mehreren Personen auf die Daten zugegriffen werden. Das Suchen in digitalen Dokumenten ist um ein vielfaches einfacher und zeitsparend. Sind die digitale Dateien richtig verschlagwortet  liegt ein Suchergebnis in Bruchteilen einer Sekunde vor. Auch der mühsame Weg ins Archiv entfällt.

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